1. Ole valmiina.

Onnistuneen muutosviestinnän takana on aina sitoutunut ja ihmisistä välittävä esimies. Muutos on karuimmillaan kriisi, mutta hyvä valmistautuminen tekee siitä helpompaa.

Muutoksessa esimiehen tehtävä on moninainen. Hänen vastuullaan on tunnistaa erilaiset ihmiset ja heidän luontaiset reaktionsa, mukauttaa johtajuuttaan, hyväksyä roolinsa muutoksen kärjessä, olla läsnä, kuunnella ja vastata loputtomilta tuntuviin kysymyksiin sekä ottaa tyynesti vastaan kielteisyys ja vastarinta. Vaativa tehtävä, jonka vaikeudesta huolimatta hänen tulee valaa uskoa tulevaisuuteen ja kun aika on oikea, inspiroida uuteen suuntaan.

Esimiehen tulee siis olla hyvin valmistautunut ja tehdä suunnitelma pääviestien kiteyttämiseksi sekä muutoksen kohtaamiseksi. Muutoksen yksityiskohtia ja reaktioita ei voi tietää etukäteen, mutta erilaisiin tilanteisiin voi valmistautua. Hyvin valmistautuneena muutoksessa jaksaa myös itse paremmin.

2. Tunne muutoksen mekanismit.

Muutosta kuvataan usein ns. U-käyrällä. U-käyrää käytetään myös kuvaamaan tiimiytymistä. U-käyrä selittää ihmisten kokemia reaktioita ja johtajuuden tarpeita sen eri vaiheissa. Yksinkertaisimmillaan U-käyrä piirtää kuvan shokista hyväksyntään ja huippuperformanssiin. U-käyrä kuvaa myös johtajuuden tarpeita: alun kuunteluvaiheesta myöhemmin tapahtuvaan innostamiseen.

U-käyrän vaiheita ei voi kiirehtiä eikä niiden yli voi hyppiä. Muutosta johdettaessa tulee hyväksyä ihmisten erilaisuus ja se, että he tulevat U-käyrän eri vaiheisiin omaan tahtiinsa ja reagoivat itselleen luontaisella tavalla.

Alkuvaiheen shokissa (uusi tilanne, negatiivinen uutinen tmv.) seuraa väistämätön lasku työtehossa, luottamuksessa ja fokuksessa. Osa lamaantuu, osa suuttuu. Aivomme vastustavat muutosta suojellakseen meitä ja tästä syntyy luonnollista vastarintaa. Kielteisyys kuitenkin vähenee, kun muutos etenee, asiat hyväksytään ja päästään viestimään teoista sekä onnistumisista.

3. Tunne itsesi johtajana.

Johtaakseen toisia tulee tuntea itsensä, arvonsa ja oma luontainen reagointitapansa painetilanteessa. Muutosjohtajan tärkeitä osaamisalueita ovat viestintä- ja vuorovaikutustaidot, mielenhallinta ja empatia. Onneksi ne ovat opeteltavia taitoja, jotka perustuvat parempaan itsetuntemukseen. Muutoksessa näiden taitojen tarve korostuu.

Vaikeissa ja negatiivisesti koetuissa muutostilanteissa meillä ihmisillä on tapana taantua henkisesti, jopa perustarvetasolle. Yt-Suomea on tutkittu runsaasti ja on todettu, että suurimpia puutteita näissä tilanteissa on ollut kömpelö ihmisten kohtaaminen vuorovaikutustilanteissa sekä riittämätön tuki turvattomuuden tunteiden kohtaamisessa. Irtisanotut ihmiset olisivat toivoneet enemmän empatiaa ja ymmärrystä. Odotukset johtajuudelle ovat siis olemassa ja ne korostuvat muutostilanteissa.

4. Johda arvoilla.

Työelämässä erilaiset muutokset ovat arkipäivää. Monissa yrityksissä organisaatiomuutos tehdään vuosittain kilpailukyvyn säilyttämiseksi. Viimeisimpien tutkimusten mukaan ns. psykologisen turvallisuuden ylläpitäminen jatkuvissa muutoksissa on yksi johtajuuden ja esimiestyön tärkeimpiä alueita.

Johtajuuden arvomaailmassa hyvän etiikan ja ihmisiä kunnioittavan ja arvostavan kohtelun tulee olla etusijalla. Kun johdat inhimillisillä arvoilla, et voi toimia väärin.