Viimeistään koronapandemia pakottaa yritykset ja organisaatiot pohtimaan toimivia etätyöskentelytapoja ja kehittämään etätyökulttuuria. Mitä tulisi muistaa viestiessämme etänä ja miten luoda parempia etäkokouksia ja -kokemuksia? Lue vinkit!

Monelle etätyöskentely ja verkkoneuvottelut ovat jo osa arkea, mutta suurelle osalle etätapaamisiin siirtyminen tarkoittaa uudenlaiseen työtapaan totuttelua ja uusien käytäntöjen opettelua sekä kehittämistä. Moni on ilahtunut turhien kokousten vähentymisestä ja keskittymisrauhasta (mikäli sitä eivät vie ympärillä puuhaava perhe), mutta samalla saanut huomata kaipaavansa työkavereitaan ja aitoja kohtaamisia aiempaa enemmän. Etäkohtaamiset kollegoiden ja asiakkaiden kanssa ovatkin nyt merkityksellisempiä kuin koskaan.

Huomioi kaikki osallistujat

Ihmisten perustarpeisiin kuuluu tarve tulla kohdatuksi ja kuulua joukkoon, eivätkä poikkeusolot tätä tarvetta poista, päinvastoin. Huolehdithan, että osallistuminen etäneuvottelussa on mahdollisimman tasaveroista ja kaikilla on mahdollisuus tulla kuulluksi ja nähdyksi. Verkkokokouksissa introvertimman henkilön riski jäädä kokonaan pois keskustelusta on erityisen suuri. Aloita siis neuvottelu osallistammalla; vaikka lyhyellä kuulumisten vaihdolla, joka laskee osallistujien kynnystä osallistua.

Kuten muissakin kokouksissa, myös etäkokouksissa on tärkeää viestiä, mitä tapaamisella halutaan saada aikaan, miten kokous etenee ja miten keskusteluun on mahdollisuus osallistua. Tekniikan haasteista johtuen on erityisen tärkeää, että yritetään välttää päälle puhumista ja sovitaan puheenvuorojen jakamisesta.

Ole aidosti läsnä ja kunnioita muiden aikaa

Etäkokouksissa huomion herpaantuminen tapahtuu herkemmin kuin tavallisissa kokouksissa. Huolehdithan myös etänä riittävistä tauoista ja osallistujana siitä, että keskityt. Huomion jakamisesta ei ole hyötyä, joten keskity yhteen asiaan kerrallaan.

Huomion kaappaava visuaalisuus ja selkeä viestintä pitävät otteessaan myös etätapaamisissa. Jos vedät etäkokousta, huolehdithan aikataulusta ja muiden ajan kunnioittamisesta samalla tavalla kuin neuvotteluhuoneessa tekisit. Tule ajoissa etäkokoukseen, anna osallistujille mahdollisuus kommentointiin ja varo ajautumasta yksinpuheluun.

Opetellaan yhdessä

Olemme kaikki uudessa tilanteessa. Suhtautuminen etätyöskentelyn haasteisiin paitsi ratkaisukeskeisesti myös armollisesti itseämme ja toisiamme kohtaan on  tärkeää.

Jaa vinkkejä ja kysy, jos tarvitset apua teknisiin haasteisiin. Älä oleta tai viesti kierrellen, sillä etätyössä meiltä vaaditaan uudenlaista avoimuutta (ja yhä parempaa viestintää). Olemme tilanteessa, jossa jotkut vasta harjoittelevat etätyöskentelyä ja etätapaamisia. Silti, kun tapaamisemme juuri nyt keskittyvät lähinnä virtuaaliseen kanssakäymiseen, hyvän etäkokemuksen saavuttaminen on entistäkin tärkeämpää. Koronapandemian taituttuakaan maailma ei ole entisensä ja etätyöskentely on aiempaa tavallisempaa. Erilaisia etätyöskentelytapoja kannattaa sparrailla yhdessä ja jakaa parhaimpia käytäntöjä.

Jaa selkeät ohjeet ja agenda jo ennen etätapaamista

Osallistuin äskettäin webinaariin yli 200 muun silmäparin kanssa.  Erään osallistujan mikrofoni oli jäänyt päälle ja taustalta kuului lasten ääniä, mikä on täysin luonnollista juuri nyt. Kodin äänet kuitenkin leikkasivat huomiota webinaarin osallistujilta. Kaikille osallistujille olisikin hyvä jakaa täsmävinkit kokoukseen osallistumiseen jo ennen webinaaria tai viimeistään sen alussa.

Etäneuvottelun agendan jakaminen etukäteen on myös hyvä käytäntö, ja webinaarien aikataulutus yhtä tärkeää kuin livenäkin.

Huomioi yksilölliset tilanteet, mutta viesti mahdollisuuksien mukaan kasvokkain myös etänä

Etäkokouksia ja etätyöskentelyä voidaan kehittää, kun muistetaan, että myös elämäntilanteemme kotona työskennellessä ovat hyvin erilaiset. Tässä meidän jokaisen tehtävänä on viestiä aktiivisesti toisillemme. Moni joutuu huolehtimaan työpäivän ohella myös kotona olevien koululaisten arjen sujumisesta.

Kotona työskentelemme luultavasti epämuodollisemmin kuin työpaikoilla. Se, että näemme kollegamme mahdollisesti verkkareissa kotona tai ilman meikkiä, voi tuoda mukanaan myös vahvoja inhimillisiä aspekteja. Kameran päällä pitäminen on silti suositeltavaa, sillä emmehän töissäkään pidä pussia päässä. Muista kuitenkin, että kameransa sulkenut voi sen tehdä suojellakseen perheenjäseniensä tai omaa yksityisyyttään. On silti hyvä muistaa, että sillä, kohtaammeko toisemme nyt kasuaalisti vai emme, ei ole merkitystä. Tärkeintä on se, että kohtaamme.

Kirjoittaja on Ahjo Communicationsin viestintäkonsultti Johanna Vuori.