Muutos meneillään, viestintäosasto helisemässä. Muutosviestintäsuunnitelma on hiottu huolellisesti, mutta jostain syystä asiat eivät etene ja käytävillä naureskellaan viestinnän tempauksille. Mistä kiikastaa?

Syitä voi olla monia, mutta yksi on ehkä yleisempi kuin muut: keskijohto viis veisaa viestinnästä, eikä todellakaan aio käyttää kallisarvoista palaveriaikaa viestinnän kotkotusten edistämiseen. Tarvittava tieto löytyy intrasta ja asiakkaille myynnin kaverit kyllä kertovat, kunhan ehtivät ja asiakkaat muistavat kysyä. Viestintäosastollakin on ennakkoasenteita: insinöörit tunnetaan, ovat yksivakaista mutta itsepäistä porukkaa, mihinkään uuteen niitä ei saa mukaan.

Jos tilanne on tässä jamassa, kannattaa kysäistä itseltään: otinko keskijohdon mukaan mahdollisimman varhaisessa vaiheessa vai noudatinko huomaamattani lääkeruiskumallia? Useimmista on kivaa päästä kertomaan oma mielipiteensä ja pystyä vaikuttamaan muutoksen toimintatapoihin, myös ja etenkin päällikkötason ihmisistä. Lisäksi keskijohto tuntee omat porukkansa parhaiten. On turha yksikseen pähkäillä sopivia kanavia ja avainviestejä, kun tarjolla on yksinkertaisempikin ratkaisu: kysy, ota mukaan, miettikää yhdessä!

Motivoitunut johtaja on tehokas viestijä

Aivan aluksi tulee pohtia Kuka on vaikuttavin puhemies kullekin kohderyhmälle ja Miten viesti menee parhaiten perille? Viestintäpäällikön kannattaa lähteä liikkeelle ja jalkautua yksiköihin tapaamaan avainhenkilöitä. Jos väkeä on paljon, näkemyksiä ja neuvoja voi kysyä nettikyselyllä. Keskijohdon pitää tuntea, että heidän mielipiteitään arvostetaan.

Päälliköt ovat oman ryhmänsä parhaita asiantuntijoita. Siksi iso osa viestintävastuusta kuuluu heille. Esimiesten kanssa kannattaa pohtia muutoksen syitä ja vaikutuksia sekä kiteyttää olennaisin avainviesteiksi yhteisissä työpajoissa. Motivoitunut johto vie muutosviestiä aktiivisesti ja oma-aloitteisesti eteenpäin ja parhaimmassa tapauksessa vakuuttaa henkilöstön muutoksen tarpeellisuudesta.

Entä sitten ne jurnuttavat insinöörit, joita mikään ei saa innostumaan? Johtotehtävissä rakennusteollisuudessa toimiva insinööri mainitsi kysyessäni keinon, joka purisi hänen joukkoihinsa: huumori! Myös viestintäpäällikön kannattaa koota itselleen monipuolinen työkalupakki, joka sisältää osallistavia ja yllättäviä menetelmiä. Joistain muutoksista on leikki kaukana, mutta silloinkin tarjolla on luovia keinoja powerpoint-sulkeisia täydentämään. Alun epäilyjen jälkeen keskijohto heittäytyy huomaamattaan mukaan, kunhan vain pääsee itse osallistumaan.