Tyypillinen ongelma työyhteisöissä on, että omat ja toisten tulkinnat tietystä tilanteesta eroavat. “Eikö työkaveri lähettänytkään sitä sähköpostia?” “Mutta minunhan piti lähettää tiedote tarkastukseen vasta ensi kuussa, eikä tänään?” Oletusten tekeminen toisten käytöksestä tekee työnteosta usein tehotonta, joten väärinymmärrysten tuominen ilmi on tärkeää. Miten muutenkaan asiat tulisivat selviksi kuin kysymällä ja keskustelemalla?

“Väärinymmärrykset paljastavat vuorovaikutuksessa olevia puutteita ja ongelmakohtia, joita ei ole välttämättä aikaisemmin huomattu.”

Etenkin aloitettaessa uusia projekteja yhteisen ymmärryksen varmistaminen jo heti alusta alkaen on tärkeää. Tietävätkö kaikki osapuolet projektin tavoitteet? Onko selvillä, kuka tekee mitäkin ja missä aikataulussa?

Jos väärinymmärryksiä tulee, niihin kannattaa suhtautua myönteisesti. Väärinymmärrys on mahdollisuus, sillä se herättelee pohtimaan ja keskustelemaan erilaisista tulkinnoista sekä ohjaa tulevaa toimintaa tehokkaammaksi. Väärinymmärrykset paljastavat myös vuorovaikutuksessa olevia puutteita ja ongelmakohtia, joita ei ole välttämättä aikaisemmin huomattu. Voi esimerkiksi olla, että kysymysten esittämiseen on jätetty liian vähän aikaa, asioista ei ole keskusteltu riittävän konkreettisella ja ymmärrettävällä tasolla tai keskustelua ei ole koottu yhteen. 

“Viestintäilmapiiriä rakennetaan ja ylläpidetään joka päivä.”

Mitä aikaisemmin yhteisymmärrys rakennetaan, sitä parempi. Omaa epätietoisuuttaan voi kuitenkin olla vaikea sanoittaa, jos organisaation viestintäilmapiiri ei ole siihen suopea. Viestintäilmapiirin tulee olla riittävän avoin, ymmärtäväinen ja kannustava kysymysten esittämiselle ja väärinymmärrysten myöntämiselle. Viestintäilmapiiriä rakennetaan ja ylläpidetään joka päivä. Jokainen työyhteisön jäsen siten voi omalla käytöksellään ja esimerkillään vaikuttaa siihen, miten väärinymmärryksiin tai tarkentaviin kysymyksiin suhtaudutaan tai esitetäänkö niitä ylipäätään. 

On normaalia, että vuorovaikutus ei aina onnistu suunnitellusti, ja vaatii osaamista sovittaa yhteen erilaisia tulkintoja. Työelämässä taitavin ammattilainen ei siis ole se, joka pysyisi tai esittäisi pysyvänsä aina kärryillä kaikessa, vaan se, joka rohkeasti kertoo, ettei ymmärrä jotakin asiaa tai joka tukee ja kannustaa muita siihen. Vuorovaikutusosaamisessa voi aina kehittyä, ja väärinymmärrykset ovat hyviä tilaisuuksia siihen. Tässä Ahjon vinkit paremman yhteisymmärryksen muodostamiseen:

Älä oleta. Varmistaminen ja erilaisista tulkinnoista huomauttaminen vie vain hetken ja tehostaa työtä.

Varmista kysymiseen ja väärinymmärrysten korjaamiseen turvallinen viestintäilmapiiri. Liikkeelle voi lähteä havainnoimalla vuorovaikutusta esimerkiksi kokousten aikana. Kysyykö kukaan tarkentavia kysymyksiä? Tekeekö kukaan yhteenvetoja? Varmistetaanko yhteinen ymmärrys sanallisesti? Miten kysymyksiin reagoidaan?

Varaa aikaa yhteisen ymmärryksen varmistamiselle. Esimerkiksi kokouksen loppuun on hyvä varata aikaa kysymyksille.

Ole rohkea ja kerro, jos et ymmärtänyt jotain. Väärin ymmärtämisessä tai kysymysten esittämisessä ei ole mitään hävettävää. Päinvastoin, osoitat muille, että olet kiinnostunut saavuttamaan työn tavoitteet ja että ymmärrät yhteisen ymmärryksen merkityksen vuorovaikutuksessa.

Ahjo ohjaa ja valmentaa mielellään erilaisissa työyhteisöviestinnän ongelmatilanteissa! Lisätietoa palveluistamme löydät täältä.