Jokainen meistä on varmasti joskus järjestänyt juhlat joko itselleen tai läheiselleen. Vaikka koko kylän väki ei olekaan ollut saapumassa hurvittelemaan, päässä on pyörinyt montakin asiaa. Monetko saappaat eteiseen mahtuu? Riittääkö naulakkotila? Mutta kuinka pitää langat käsissä, kun kyseessä on isompi tapahtuma?

Jottei lopputulos olisi kristallipallon varassa, tässä muutama vinkki onnistuneeseen tapahtumasuunnitteluun ja markkinointiviestintään.

1. Testaa luovuutesi

Tapahtuma on media, joka asettaa yrityksen suurennuslasin alle. Viimeistele osastosi, sillä se on yrityksen käyntikortti sivusta seuraajille. Jokainenhan meistä haluaa jättää positiivisen mielikuvan ja pysyvän muistijäljen.

Hulluttele rohkeasti kampanjateemalla ja luo osastosta vetovoimainen, yhtenäinen ja toiminnallinen kokonaisuus. Pidä mielessä määrittelemäsi tavoitteet ja kohderyhmät, jotka haluat tapahtumassa tavoittaa. Rikastuta kampanjateemaasi tarinallistamisen ja visuaalisen viestinnän keinoin. Hyvät tarinat ja elämykset jäävät mieleen, niistä keskustellaan ja niihin liittyviä kokemuksia kerrotaan eteenpäin.

2. Osallista somessa

Luo tapahtumalle somestrategia. Millaiset jaettavat sisällöt tukevat kampanjateemaa, ja miten tavoitat parhaiten kohderyhmäsi? Jos sisällön määritteleminen on vaikeaa, mieti millainen sisältö on saanut viimeksi kielenkantasi löystymään.

Osallista ja houkuttele tapahtumakävijät viestilähettiläiksi – keksi kilpailuja, haasta kommentoimaan ja tarjoa houkuttelevaa kuvamateriaalia. Käytä tapahtumalle vain yhtä hashtagia selkeyden vuoksi.

3. Ansaitse asenteella paikkasi eturivissä

Kuulemani lausahdus ”Messuilla pönöttäminen on turhaa” kertoo henkilöstön väärästä suhtautumisesta.  Yrityksen ei kannata edes osallistua tapahtumiin, ellei henkilöstö sitoudu projektiin täysillä. Osastolla yhtä aikaa esiinnytään sekä kohdataan tuttuja ja tuntemattomia. Suurin virhe on sijoittaa osastolle ihminen, joka ei sinne halua. Pönöttäminen ja tapahtumat eivät kuulu samaan yhteyteen.

Tapahtumissa hyvän asiakaspalvelun kivijalka on ammattimaisen iloinen ote. Asiakas huomaa välittömästi, jos ei pistä persoonaansa peliin. Huomioi, kuuntele ja reagoi. Ole oma itsesi.

4. Pysy sosiaalisen median aallonharjalla ympäri vuoden

Tapahtuma ei lopu viimeiseen puheenvuoroon.  Vaikka tapahtumat ovat usein lyhytkestoisia, pidä resurssien mukaan somehekumaa yllä ympäri vuoden.

Ennen tapahtumaa on helppo julkaista lisätietoja puhujista tai esiintyjistä sekä kuvia ja videoita aiempien vuosien tapahtumista. Oman tapahtuman huippuhetkiä kannattaa myös hyvissä ajoin nostaa esiin. Innosta myös media tulevasta tapahtumasta. Tee harkittu viestintäsuunnitelma, jolla tuot esiin yrityksen tarinaa ja tapahtuman teemoja. Tapahtuman jälkeen on tärkeää muistaa jälkimarkkinointi, jossa palataan tapahtuman tunnelmiin ja kiitetään osallistujia esimerkiksi blogin muodossa.

5. Ota opiksi ja uudistaudu

Tapahtumissa ja messuilla on usein saman alan asiantuntijoita. Ime heiltä tietoa ja ota tapahtumassa kävijöiden kommenteista opiksi. Pidä palautekokous heti messujen jälkeen. Käy läpi onnistumiset ja mahdolliset kehityskohteet. Samalla messuista tulee oppimiskokemus koko tiimille.