Ulkopuolisen viestintä- ja markkinointiosaamisen hankinta on monimutkainen prosessi, jossa ostaja joutuu vertailemaan vaihtoehtoja ja tekemään valintoja haluamiensa asioiden välillä. Ostovaiheeseen kannattaa paneutua huolella. Tässä viisi ohjenuoraa, jotka auttavat sinua tekemään hyviä kauppoja ja saamaan parasta mahdollista palvelua viestintä- ja markkinointitoimistoilta.

1. Hyvä + halpa + nopea? Sitä ei ole olemassa.

Voit saada näistä kolmesta kaksi, muttet koskaan kaikkia yhtaikaa. Hyvä ja nopea ei tule halvaksi, halpa ja nopea on harvoin hyvää, ja hyvä ja halpa puolestaan vaatii aikaa ja kärsivällistä suunnittelua.

Suhtaudu siis terveen skeptisesti liian hyvältä kuulostaviin myyntilupauksiin: jos joku tarjoaa kaikin puolin loistavaa palvelua markkinoiden edullisimpaan hintaan, olet joko löytänyt elinikäisen kumppanin tai matkassa on hyvin todennäköisesti jokin “mutta”.

2. Tiedä, mitä tarvitset ja mitä ostat.

Hahmottele tarpeesi kattavasti ja suunnittele ennakkoon. Juuri nyt saatat kaivata vain somesuunnitelmaa, mutta haluatko jatkossa myös mediaviestinnän osaamista? Aiotko varautua kriisiviestinnän tarpeisiin? Tavoitteletko myynnin lisäystä, parempaa työnantajakuvaa vai jotain muuta? Laaja kuva auttaa sinua katsomaan myös toimistoja oikealla silmällä: erotat tarpeisiisi erikoistuneet ja varautuneet joukosta.

Kysy myös rohkeasti, millaista vastinetta tarkkaan ottaen rahallesi saat. Tyhmiä kysymyksiä ei ole olemassa; mikä yhdellä toimijalla kuuluu hintaan, voi toisella olla erikseen laskutettavaa. Perusteellinen keskustelu varmistaa senkin, ettet vahingossa alikäytä maksamiasi palveluja. Jos toimisto tekee sovittuun hintaan vaikkapa kuukausittaisen analyysin, perehdy siihen rauhassa – jos toteat sen itsellesi tarpeettomaksi, sovi että siihen käytetty työaika korvataan jollain, mikä palvelee sinua paremmin.

3. Ole ajoissa liikkeellä.

Aloita mieluummin liian aikaisin kuin liian myöhään. Jos alat suunnitella joulukampanjaa marraskuussa, se joko epäonnistuu tai tulee paljon kalliimmaksi kuin olisi tarvinnut. Avoin keskustelu huolestuttavan kireästä aikataulusta ja sen realistisuudesta voi auttaa sinut ja kumppanitoimistosi toteamaan, että tällä kertaa on parempi säästää paukut seuraavaan toimenpiteeseen ja aloittaa sen suunnittelu jo nyt.

Keskustele myös projektin aikana deadlineista ja varmista, että molemmat osapuolet ymmärtävät, milloin ovat projektin virstanpylväs-deadlinet (ns. soft deadline) ja milloin joustamattomat, ns. hard deadlinet. Jos lehti menee painoon klo 15, materiaalia on myöhäistä lähettää toimittajalle klo 15.30 – media ei odota.

4. Ymmärrä partneriuden edut.

Jos kilpailutat jokaisen viestintäprojektin erikseen, saatat pintapuolisesti säästää rahaa, mutta menetät aikaa. Ja aika tunnetusti on rahaa.

Tipoittain ostaminen eri toimijoilta merkitsee paljon enemmän neuvotteluja, aloitus- ja seurantapalavereja sekä molemminpuolista yhteistyökuvion hiomista. Päivittäinen tai viikottainen yhteistyö sen sijaan opettaa sinut ja viestintäkumppanisi tuntemaan toisenne. Harjaannutte pelaamaan yhteen ja ennakoimaan toistenne ajattelua.

5. Kun kumppanuus on solmittu, pidä se aktiivisena ja tee tiivistä yhteistyötä.

Viestintätoimisto ei voi tehdä kaikkea puolestasi. Eikä pidäkään: emme toteuta villeimpiä suunnitelmiamme omin päin ilman asiakkaan hyväksyntää ja ohjeistusta. Ethän menisi ravintolaankaan odottaen, että keittiössä päätetään ruokasi puolestasi. Yrityksen tai organisaation viestinnässä kuuluu näkyä myös sen oma tyyli ja kädenjälki silloinkin, kun sitä tehdään yhteistyönä.

Antamalla raamit ja selventämällä tavoitteet saat viestintäkumppaniltasi usein parempia ja tilanteeseesi sopivampia ideoita. Kommentoi rohkeasti eri toteutusehdotuksia ja pidä keskustelu käynnissä; tällöin työn laatu paranee tasaisesti osapuolten oppiessa toisistaan ja saadessa yhteistyöhön rutiinia.

Oikeilla työtavoilla ja fiksulla yhteistyöllä voit saada viestintäpalveluista juuri toivomaasi gourmet’ta – tai jopa parempaa.