Olimme viime viikolla kollegani kanssa sparraamassa asiakkaamme viestintä- ja HR-yksiköitä kirjoittamisessa ja vaikuttavassa sisällöntuotannossa. Ilahdun joka kerta, kun yrityksissä ilmaistaan toive tällaiselle sparraukselle, sillä kirjoittaminen on yksi työelämän tärkeimmistä taidoista. Mitä tiiviimmin ja selkeämmin asiansa pystyy esittämään, sen kirkkaampi ajatus on myös kirjoittajan omassa päässä – ja päinvastoin.
Kirjoittaminen on taito, jossa ei voi koskaan tulla täysin valmiiksi. Lukemalla ja kirjoittamalla aktiivisesti voi kuitenkin jatkuvasti kehittää itseään. Viime perjantain Hesarissa olikin erittäin painavaa asiaa juuri lukemisen tärkeydestä. Juha Itkonen ja Sanni Grahn-Laasonen painottivat vieraskynässä, kuinka Suomi tarvitsee uusia keinoja lukutaidon ja -innon kehittämiseksi. Lukemisella on suora yhteys niin empatiakykyyn, luottamukseen kuin hyvinvointiin.
Itkonen ja Grahn-Laasonen ovat tärkeällä asialla. Informaatiotulvan kasvaessa ja valeuutisten ja vaikuttamisyritysten aikakaudella monipuolinen lukutaito ja kriittinen silmä ovat erittäin tärkeitä ominaisuuksia. Nämä vieraskynäilijät pukivat myös hienosti sanoiksi sen, miksi lukeminen on niin tärkeää – ei vain lapsille ja nuorille, vaan jokaiselle meistä:
“Lukutaito on kaiken oppimisen perusta, mielen supervoima.”
Sisäinen viestintä ei toimi – en saanut tietoa sähköpostiini
Kirjoittamisvalmennuksemme kärkeen yksi osallistujista esitti toiveen: voisimmeko puhua myös tehokkaasta sähköpostiviestinnästä. Sähköposti – tuo väärinymmärrysten, tietokatkosten ja ajankäytön pahin piru, huonon sisäisen viestinnän alku ja juuri.
Kukapa ei olisi joskus paininut sähköpostiviestinnän syvissä soissa. Miksi vastaanottaja ei muista edes nähneensä viestiäni? Miksi en saanut toivotunlaista toimintaa aikaan? Miksi työkaveri kuittasi pitkän runoiluni vain yhdellä sanalla?
Meillä kaikilla on kollega, jonka sähköpostikansiossa on aina vähintään 74 lukematonta viestiä. Ja sitten on se toinen kollega, jonka työpäivä pysyy kasassa vain, jos sähköposti näyttää alle viittä reagoimatonta viestiä. Ideaalitilanteessa nollaa.
Sähköposti on melko yksisuuntainen viestintäkanava, etenkin suuremmalle joukolle. Se on myös viestintäväline, jolla on aivan liian helppo aikaansaada kasapäin tulkintavirheitä. Se on vain yksi kanava muiden joukossa eikä läheskään aina se paras vaihtoehto. Syvällisemmät keskustelut kannattaa käydä muilla foorumeilla.
Paras vinkki, jonka olen itse saanut sähköpostilla viestimiseen on säännöstellä sen käyttöä: sähköpostin ei kuulu ohjata työtä eikä sen armoilla pidä jatkuvasti olla. Päivään kannattaa ennemmin pyhittää tietyt hetket, jolloin tarkistaa saapuneet viestit.
Opi viestimään vastaanottajaasi ajatellen
Hyvän tekstin lainalaisuudet pätevät myös sähköposteissa: Mene heti asiaan äläkä piilota tärkeintä viestiäsi turhan jaarittelun sekaan. Tehokkaimmissa sähköposteissa on vain yksi tavoite tai kysymys. Paloittele viestisi helposti sulateltavaan muotoon, jotta lukija voi silmäillä sen nopeasti. Suosi aktiivimuotoa ja voimakkaita verbejä viestisi vahvistamiseen. Passiivi on aina heikko ilmaisun muoto. Kiinnitä myös huomiota viestin sävyyn ja erityisesti otsikkoon.
Olen lukenut hymyssä suin ruotsalaisen tutkijan ja konsultin Thomas Eriksonin kirjaa Idiootit ympärilläni – kuinka ymmärtää muita ja itseään ja voin antaa siitä vahvan lukusuosituksen. Kirjassa esitellään neljä erilaista persoonallisuustyyppiä: punainen, keltainen, vihreä ja sininen. Harva ihminen on selkeästi vain yhtä väriä, mutta silti itsestään ja omasta tuttavapiiristään on helppo löytää tiettyjä päävärejä ja toimintatapoja.
Miksi haluan nostaa Eriksonin kirjan esiin? Koska yhtä tärkeää kuin on miettiä, mitä viestii ja missä kanavassa, on pohtia kenelle viestii ja mitä oikeasti haluaa saavuttaa. Kun asiantuntijatyö on yhä liikkuvampaa ja irti tietyistä aikaraameista ja toimistoseinistä, on toisinaan hyvä tarkastella myös omaa viestintäänsä. Vika tuskin on aina vastaanottajan päässä. On taito lukea myös erilaisia ihmistyyppejä, tilanteita ja työtapoja.
