Koneen Säätiö on itsenäinen ja riippumaton organisaatio, jonka tehtävänä on edistää tieteen ja taiteen rohkeita avauksia. Ahjon ja Koneen Säätiön yhteistyö alkoi vuonna 2019.

Ahjo toteutti Koneen Säätiölle sen historian ensimmäisen kriisiviestintäsimulaation loppuvuodesta 2019. Simulaation avulla haluttiin testata organisaation kriisivalmiutta. Todentuntuinen skenaario sisälsi kaksi vaihetta, joissa huomiotiin säätiön eri toimipaikat, niiden tehtävät ja henkilökunta. Simulaatiolla haluttiin samalla testata, kuinka yhteydenpito eri paikkakuntien välillä olevien toimipaikkojen välillä toteutuu ja miten toimintaryhmä toimii realistisessa tilanteessa.

Simulaatio johti toiminnan kehittämiseen

Suunnittelutyö alkoi varhaisessa vaiheessa. Kriisiviestinnän toimintamalleja ja erilaisia skenaariota käytiin läpi Koneen Säätiön johdon kanssa jo syksyllä 2019. Johtoryhmän työpajan pohjalta luotiin valmiuksia erilaisten skenaarioiden kohtaamiseen ja niihin reagoimiseen. Kriisiviestintäsimulaation sisällöksi valittiin kuitenkin skenaario, josta osallistujat eivät tienneet etukäteen.

Simulaatiopäivään osallistui henkilökuntaa niin Koneen Säätiön Helsingin toimipisteestä kuin Mynämäellä sijaitsevasta Saaren kartanon taiteilijaresidenssistä. Jokainen osallistuja toimi omassa roolissaan tilanteen ja vastuualueen edellyttämällä tavalla.

Päivän aikana osallistujat vastasivat toimittajien, omaisten ja sidosryhmien soittoihin, jotka kyselivät tilannetietoja ja kommentteja Koneen Säätiön vastuuhenkilöiltä. Lisäksi sosiaalisen median kanavat olivat olennainen osa simulaatiota. Somekanavat ja keskustelupalstat täyttyivät kansalaisten yhteydenottoista ja huolenilmaisuista, joihin osallistujat vastasivat. Keskeinen osa simulaatiota oli myös selventää, miten yhteistyö viranomaisten kanssa onnettomuustilanteissa toimii sekä kuinka selkeästi ja nopeasti niin sisäinen kuin ulkoinen viestintä koordinoidaan ja toteutetaan.

Monipuolisen simulaation kokonaistavoite oli kasvattaa Koneen Säätiön käsitystä sen omista kriisiviestintävalmiuksista, kehittää ja selkeyttää niin yksilöiden kuin tiimien toimintaa ja rooleja sekä antaa työkaluja tarvittavien osa-alueiden vahvistamiseen. Lisäksi sidottiin Koneen Säätiön ydinviestit, arvot ja missio osaksi kriisiviestintäkokonaisuutta.

Koontityöpaja summasi opit ja vahvisti kriisivalmiutta

Simulaation jälkeen käydyssä työpajassa koottiin yhteen päivän opit, päätettiin jatkotoimenpiteistä ja sovittiin yksilölliset roolit kriisien varalle. Jälkityöhön sisältyi Ahjon ja Koneen Säätiön yhteinen läpikäynti simulaatiossa tehdyistä ratkaisuista ja etsittiin yksityiskohtaisesti uusia ratkaisumalleja ilmi tulleiden haavoittuvuuksien ja haasteiden kehittämiseen.

Koontityöpajan myötä Koneen Säätiön kriisiviestintämanuaali päivitettiin uudelle tasolle. Lisäksi mediakohtaamisia varten päätettiin järjestää Ahjon vetämä mediaviestinnän valmennus.

“Simulaatiotilanne oli todentuntuinen, ja se veti meidät kaikki mukaansa ratkaisemaan kriisiä parhaamme mukaan. Simulaation suurin hyöty oli se, että pystyimme näkemään selvästi kompastuskivemme ja sen jälkeen yhdessä Ahjon kanssa miettimään, miten näitä kohtia voidaan kehittää”, kommentoi Koneen Säätiön viestintäpäällikkö Heljä Franssila.