Toimiva hybridityökulttuuri lähtee yhteisistä käytänteistä

Tarkastelin gradussani työyhteisön hybridityökäytänteitä ja tuotin Ahjolle tutkittuun tietoon perustuvat materiaalit, jotka tukevat eri työyhteisöjen hybridityökäytänteiden kehittämistä viestintävalmennuksella. Hybridityökäytänteillä tarkoitan niitä työyhteisön vuorovaikutuksen toistuvia toimintatapoja, jotka ovat työyhteisön jäsenille merkityksellisiä sekä hybridityömallin rakentamisessa ja ylläpitämisessä oleellisia. Hybridityökäytänteet voivat olla pieniä ja yksinkertaisia, kuten kameran pitäminen päällä teknologiavälitteisissä kokouksissa, tai laajoja ja monivaiheisia prosesseja, kuten myönteisen työkulttuurin ylläpitäminen.

On ymmärrettävää, että hybridityökäytänteet eivät aina vastaa odotuksia tai ne eivät ole työn tavoitteisiin sopivia tai kaikille tasavertaisia. Työpaikoilla saattaa olla tällaisia tiedostamatta muodostettuja toimintatapoja, jotka ovat vakiintuneet osaksi arkea ja jotka voivat olla haitallisia ja epäsopivia. Hyvä hybridityö ei tapahdu sattumalta, vaan se vaatii työyhteisön jäseniltä viestintään ja vuorovaikutukseen liittyvää osaamista sekä valmiutta arvioida ja tarvittaessa muokata olemassa olevia käytänteitä.

Miten edistää sujuvaa hybridityötä työyhteisössä? Huomioikaa ainakin nämä:

1. Kehittäkää työyhteisön jäsenten vuorovaikutusosaamista

Hybridityön toimintatavat muodostuvat työyhteisön jäsenten keskustellessa yhteisistä säännöistä ja käytänteistä sekä toteuttaessa niitä vuorovaikutuksessaan muiden kanssa. Tällöin työyhteisön hybridityön kehittäminen vaatii vuorovaikutusosaamisen kehittymistä. Vuorovaikutusosaamista voidaan kehittää lisäämällä esimerkiksi tietoa viestinnästä ja vuorovaikutuksesta, taitoja toimia vuorovaikutustilanteissa tehokkaasti ja sopivasti sekä myönteistä asennetta hybridityötä kohtaan.

2. Sopikaa selkeät säännöt etä- ja läsnätyöpäiville

Työyhteisössä voidaan sopia tietyt etä- ja läsnätyöpäivät kaikille tai työyhteisön jäsenet tai tiimit voivat määritellä ne itse. Tärkeintä on, että se, missä milloinkin työskennellään on kaikille selvää. Kannattaa myös pohtia sitä, minkälaisia työtehtäviä olisi järkevää keskittää etätyöpäiville ja minkälaisia taas läsnätyöpäiville.

3. Ottakaa huomioon rajojen hallinnan ja tavoitettavuuden kysymykset

Hybridityössä voi olla haastavaa erottaa työtä ja vapaa-aikaa, ja työntekijät voivat kokea painetta olla jatkuvasti tavoitettavissa. Työyhteisössä tulisikin keskustella siitä, miten ja milloin työkavereihin saa olla yhteydessä sekä kuinka nopeasti viesteihin odotetaan reagointia. Tällöin myös omien työ- ja vapaa-ajan rajojen asettaminen ja niistä kiinni pitäminen helpottuu.

4. Ylläpitäkää psykologisesti turvallista viestintäilmapiiriä

Työyhteisön yhteisiä toimintatapoja voi olla hankala kehittää, jos ideoille, kriittiselle arvioinnille tai palautteelle ei ole turvallista ja sallivaa viestintäilmapiiriä. Psykologisesti turvalliselle viestintäilmapiirille on tunnusomaista supportiivisuus, avoimuus, keskinäinen kunnioitus ja riskinotto vuorovaikutuksessa.

5. Kokeilkaa rohkeasti uusia käytänteitä

Hybridityömallin käyttöön ottaminen työpaikalla on oiva tilaisuus rakentaa uudenlaisia toimintatapoja työyhteisöön. Esimerkiksi teknologiavälitteisiä kokouksia ei välttämättä tarvitse järjestää jäljitellen kasvokkaisia kokouksia, vaan viestintäteknologioiden ominaisuudet voivat mahdollistaa uudenlaisia tapoja osallistua kokouksiin, kokouksia voidaan uudelleenjärjestää tai turhia kokouksia poistaa.

Kaiken kaikkiaan sujuva hybridityö voi lisätä esimerkiksi työn tehokkuutta, organisaatioon sitoutumista, yhteisöllisyyttä ja työhyvinvointia. Siksi kannattaakin ottaa hybridityö lähempään tarkasteluun työyhteisössä sekä kiinnittää huomiota työtapoihin ja työyhteisön jäsenten väliseen vuorovaikutukseen. Pieniltä ja yksinkertaisilta tuntuvat asiat ovat hybridityön kokonaisuudessa usein kaikkein tärkeimpiä.

Tutkittuun tietoon perustuvan hybridityöpakettimme avulla on helppo lähteä liikkeelle kohti sujuvampaa hybridityökulttuuria. Ota rohkeasti yhteyttä tai varaa ilmainen pikakonsultointiaika ota yhteyttä -lomakkeen kautta.

Kirjallisuus

Allen, T.D., Cho, E., & Meier, L.L. 2014. Work–family boundary dynamics. Annual Review of Organizational Psychology and Organizational Behavior, 1, 99–121.

Ashforth, B.E., Kreiner, G.E., & Fugate, M. 2000. All in a day’s work: Boundaries and micro role transitions. Academy of Management Review, 25, 472–491.

Babapour Chafi, M., Hultberg, A., & Bozic Yams, N. 2022. Post-Pandemic Office Work: Perceived Challenges and Opportunities for a Sustainable Work Environment. Sustainability, 14(1), 294–314.

Beigi, M., Shirmohammadi, M., & Stewart, J. 2018. Flexible work arrangements and work–family conflict: A meta synthesis of qualitative studies among academics. Human Resource Development Review, 17(3), 314–336.

Gibson, C. B. & Gibbs, J. L. 2006. Unpacking the Concept of Virtuality: The Effects of Geographic Dispersion, Electronic Dependence, Dynamic Structure, and National Diversity on Team Innovation. Administrative science quarterly, 51(3), 451–495.

Greene, J. O. & Burleson, B. R. 2003. (toim.) Handbook of communication and social interaction skills. Routledge.

Halford, S. 2005. Hybrid workspace: re-spatialisations of work, organisation and management. New Technology, Work and Employment, 20(1), 19–33.

Laitinen, K. 2020. Vuorovaikutusteknologia työyhteisössä. Teknologiavälitteinen vuorovaikutus virtuaalitiimeissä ja työyhteisön sosiaalisessa mediassa. Jyväskylä: Jyväskylän yliopisto.

Petani, F. J. & Mengis, J. 2021. Technology and the hybrid workplace: the affective living of IT-enabled space. The International Journal of Human Resource Management, 1–24.

Poole, M. S. & McPhee, R. D. 2005. Structuration theory. Teoksessa S. May & D. K. Mumby (toim.) Engaging organizational communication theory & research. Multiple perspectives. Thousand Oaks, CA: Sage, 171–196.

Valkonen, T. 2003. Puheviestintätaitojen arviointi. Näkökulmia lukiolaisten esiintymis- ja ryhmätaitoihin. Jyväskylä Studies in Humanities 7. Jyväskylä: Jyväskylän yliopisto.