Muutokset tarvitsevat tuekseen hankkeita. Hankkeet vaativat resursseja ja yksi tärkeä resurssi on viestintä. Viestinnän merkitys on korostunut, koska hankkeissa on useita sidosryhmiä. Pelkästään heidän tiedontarpeensa täyttämiseen tarvitaan johdonmukaista hankeviestintämallia. Malli palvelee priorisoinnin, ajoituksen, kohdentamisen ja resurssien hallinnan tarpeita. Mallissa ovat mukana strategiset valinnat ja tavoitteet, toimintamalli ja ketterät työkalut.
Viime vuonna julkaistun Hankeviestinnän käsikirjan tekijät sanovat, että hankeviestintä on parhaimmillaan strategista ja tavoitteellista tekemistä, joka edistää hankkeen aiheen, tekijöiden ja tulosten näkyvyyttä valituissa yleisöissä.
Ammattilaisen osaaminen ei ole riippuvaista käytettävissä olevasta ajasta. Mitä niukemmin aikaa on käytettävissä, sitä selkeämmin vastuut on rajattava ja keskityttävä olennaisiin työkokonaisuuksiin. Mikäli viestijä työskentelee useammassa samaa teemaa käsittelevässä hankkeessa, syventyminen aihepiiriin helpottuu, sanoo Milla Åman Kyyrö, yksi Hankeviestinnän käsikirjan tekijöistä.
Hankeviestinnän mallina viestinnän aallot
Olen ollut mukana useissa vaativissa ja pitkäaikaisissa, yhteiskunnallisesti merkittävissä hankkeissa, kuten Valtioneuvoston TEAS-hanke EPELI, Väyläviraston infrahankkeet ja sosiaali- ja terveysministeriön hyvinvointitalouden toimintaohjelma. Seuraavassa tärkeimmät oppini näistä hankkeista.
Hyvä hankeviestinnän malli rakentaa näkyvyyttä aaltoina. Esimerkiksi EPELI-hankkeessa tutkimustulokset julkistettiin useammassa aallossa, jolloin tärkeä asia sai näkyvyyttä monessa kanavassa, useaan kertaan.
Toistojen merkitys onkin tämän päivän mediamaailmassa menestyksen salaisuus. Samoin jatkuvuus. Se on myös yksi uutiskriteeri. Jos hanke jaksaa kertoa viikoittain saavutuksistaan ja vaikutuksistaan, se kerää todennäköisemmin suuren ja uskollisen yleisön.
Hankkeet tarvitsevat näkyvyyttä
Hankkeille näkyvyys on ruokaa, jolla ne elävät. Se johtuu siitä, että hankkeet tuovat osallistujaorganisaatioille onnistuessaan mainetta ja luottamusta. Siitä seuraa rekrytoinnin helpottuminen, työnantajakuvan paraneminen ja houkuttelevuus. Sen sijaan, jos hankkeen viestintä menee mönkään, usko hankkeeseen tai osallistujaorganisaatioihin menee.
Hanke on helppo tapa taklata monet yleiset viestinnän haasteet. Hankeviestinnässä pätevät samat uutiskriteerit kuin oikeassa uutistyössäkin. Hanke on lähellä ja koskettaa hankkeeseen vihkiytyneitä ja siitä hyötyviä kansalaisia. Hanke todella sitouttaa, jos viestintä on tehty taitavasti. Se näkyy someseinällä kommenttien määrässä, tykkäysten ja jakojen määrässä. Myös tsemppiviestit ja palautteet tulevat sellaiselle hankkeelle, jonka viestintä on hoidettu hyvin.
Hankkeella on alku ja loppu. Niinpä hankkeella on helppo saada näkyvyyttä alkuseremonioiden, avausten, vihkiäisten ja tulosten julkistamisen tai loppuseremonioiden yhteydessä. Seremoniallisuuden merkitystä ei kannata väheksyä. Myös tulosten tekeminen näkyväksi hankkeen loputtua julkaisuna, tiedotteella tai sidosryhmätilaisuudella on mahdollisuus, joka kannattaa hyödyntää viestinnällisesti.
Maksettua somemainontaa käytetään hankkeissa
Somekanavien algoritmit aiheuttavat myös hankeviestinnälle päänvaivaa. Algoritmit nimittäin pyrkivät itse päättelemään, mikä on hankkeen yleisölle tärkeää ja se pohtii, mikä heitä kiinnostaisi. Jos jokin julkaisu on saanut paljon kommentteja ja tykkäyksiä, se näkyy todennäköisemmin. Algoritmi päättelee, että se kiinnostaa muitakin.
Hankkeissa käytetään nykyisin maksettua somemainontaa, sillä ansaittu viestintä ei usein näy edes niille, jotka todella kiinnostuvat aiheesta. Ostetun näkyvyyden rinnalla myös kohdentamisen merkitys on ymmärretty viime vuosina paremmin kuin ennen.
Kohdentamisen mahdollisuuksia on lukemattomia. Hankkeessa valitaan ihmiset, jotka asuvat hankkeen vaikutusalueella ja pitävät hankkeen teemasta tai ovat opiskelleet hankkeen aihetta sekä ovat keskustelleet hankkeen aiheesta. Mainontaa voi kohdentaa myös hankesivulla käyneisiin ihmisiin. Silloin on kyseessä ns. retargeting.
Loppujen lopuksi hankeviestinnässä tärkeintä ovat ihmiset. Me teemme viestintää ihmisille. Parhaimmillaan hankeryhmäläiset ovat viestinviejiä, jotka rakentavat vahvan kaikupohjan muutokselle.
Katso Ahjon webinaari Hankeviestinnän ABC – näin rakennat hyväksyntää muutokselle tästä.
Etsitkö hankeviestinnän ammattilaista? Kaipaako muutos viestinnän vipuvoimaa? Me Ahjolla olemme teemme hankeviestintää suurella sydämellä. Ota rohkeasti yhteyttä sari-liia.tonttila@ahjocomms.fi
Lue lisää meistä ja töistämme täällä nettisivuilla.
