Hankkeita on siis moneen lähtöön, mutta kiteytettynä voisi sanoa, että niiden tarkoituksena on saada aikaan muutosta. Hankeviestintä puolestaan varmistaa, että muutoksesta ollaan tietoisia ja hankkeen tausta, tavoitteet ja merkitys tulevat ymmärretyiksi.
Hankkeet muuttavat maailmaa. Hankeviestintä varmistaa, että muutos ymmärretään ja hyväksytään.
Hankeviestintä on osa hankkeen johtamista ja keskeinen keino strategisten tavoitteiden saavuttamisessa. Hankkeen hyväksyttävyys kohderyhmien keskuudessa, odotusten ja maineen hallinta sekä uskottavuus rahoittajien silmissä eivät synny itsestään, vaan edellyttävät suunnitelmallista ja aktiivista viestintää.
Hankeviestijä muuttaa asiantuntijajargonin ymmärrettäväksi
Meillä Ahjolla on pitkä kokemus hankeviestinnästä. Tälläkin hetkellä julkishallinnon asiakkuustiimi (kavereiden kesken julkkaritiimi) hoitaa seitsemän hankkeen viestintää samanaikaisesti.
Hankeviestijänä koen toimivani usein eräänlaisena tulkkina asiantuntijoiden ja kansalaisten välillä. Esimerkiksi tie- ja ratahankkeissa asiantuntijat ovat usein insinöörejä, joiden arki täyttyy suunnitelmista, lupaprosesseista ja teknisistä ratkaisuista, jotka eivät välttämättä sano tavalliselle kansalaiselle mitään.
Jutun suola piileekin siinä, että viestijänä luon ymmärrystä yleisön ja hankkeen asiantuntijoiden välille. Käytännössä se tarkoittaa esimerkiksi sitä, että
- käännän insinöörien käyttämän ammattitermistön ymmärrettävämmäksi
- konkretisoin työmaan vaikutuksia asukkaan arkeen esimerkiksi liikennejärjestelyistä kertovien karttojen ja muun visuaalisen materiaalin avulla
- ennakoin väärinymmärryksiä
- tunnistan, mikä oikeasti kiinnostaa yleisöä.
Usein käy niin päin, että hankkeen henkilöt eivät itse näe tekemiensä asioiden erityisyyttä ja kiinnostavuutta muiden kannalta. Ilman viestijän väliintuloa moni mielenkiintoinen ja joskus ratkaisevan tärkeäkin asia saattaisi jäädä kokonaan kertomatta.
Kolme havaintoa kentältä
1. Hiljaisuus synnyttää huhuja
Kun hanke etenee suunnitellusti, ulospäin voi silti näyttää siltä, ettei mitään tapahdu. Tyhjiö täyttyy nopeasti tulkinnoilla: miksi tässä kestää, miksi tästä ei kerrota, mitä siellä oikeasti tehdään?
Vinkki viestijälle: Kerro myös keskeneräisyydestä: missä mennään, mitä seuraavaksi tapahtuu ja milloin kerrot lisää. Prosessin avaaminen lisää luottamusta enemmän kuin valmiiden tulosten odottaminen.
2. Muut saattavat nähdä arkisen työsi erityisyyden sinua paremmin
Hankkeen asiantuntija saattaa sokeutua omalle arkiselle työlleen siinä määrin, että hän ei pidä hankkeen työvaiheita viestimisen arvoisina.
Vinkki viestijälle: Avaa asiantuntijan silmiä ja muistuta, että kohdeyleisön mielestä esimerkiksi työmaalla käynnistyvät rutiininomaiset kaivutyöt kiinnostavat lähialueen asukkaita hyvinkin paljon.
3. Ymmärrettävyys on vaikuttavuutta
Vaikea kieli sulkee ulos, selkeä kieli kutsuu mukaan.
Vinkki viestijälle: Testaa jokainen viesti kysymyksellä: mitä tämä tarkoittaa ihmisen arjessa? Jos vastausta ei löydy, konkretisoi lisää. Pyydä asiantuntijaa selittämään asia niin, että naapurin mummo ymmärtää. Jos selitys ei toimi arjen tasolla, viesti ei ole vielä valmis.
Hankeviestintä voi olla myös hauskaa
Erityisesti viranomaisviestintää saatetaan joskus pitää kuivakkana, koska sen on noudatettava erilaisia sääntöjä. Totta on, että esimerkiksi saavutettavuusdirektiiviä täytyy noudattaa, mutta se ei tarkoita, että viestinnän täytyisi olla väritöntä. Hyvin tehty hankeviestintä voi parhaimmillaan olla myös viihdyttävää ja joskus jopa yllättävän hauskaa.
Loppuvuodesta törmäsimme erään infrahankkeen viestinnässä liikuttavaan tapaukseen. Purkuun menevän sillan kaiteessa oli pariskunnan vuosia sitten siihen kaivertamat nimikirjaimet. Kun he kuulivat sillan tulevan purettavaksi, he kysyivät työmaalta puoliksi vitsillä, voisiko kaiverruksen saada muistoksi talteen. Työmaalla idea otettiin tosissaan ja kaiteesta sahattiin pala irti. Vanhan sillan kaiteen pala nimikirjaimineen päätyi lopulta joululahjaksi ja nyt se sijaitseekin paraatipaikalla pariskunnan olohuoneen hyllyllä.
Hyvin tehty hankeviestintä voi parhaimmillaan olla myös yllättävän hauskaa.
Teemme Ahjolla monenlaisten hankkeiden viestintää kaupunki- ja infrahankkeista tutkimus- ja kehittämishankkeisiin. Hankkeiden sisältö vaihtelee, mutta yhteistä niille on sama ydinkysymys: miten monimutkaisesta muutoksesta kerrotaan niin, että ihmiset ymmärtävät, mitä tapahtuu ja miksi?
Onnistunut hanke vaatii toimivan viestinnän. Jos työskentelet hankkeessa ja pohdit, miten viestintää voisi kehittää, keskustelemme aiheesta mielellämme!
Milloin hankkeeseen kannattaa ottaa ulkopuolinen viestijä mukaan?
Hankeviestintä vaatii strategista otetta ja kovaa projektiosaamista. Hankkeen viestinnän suunnitteluun kannattaa ottaa ulkopuolinen viestijä mukaan erityisesti silloin, kun
- hanke vaikuttaa ihmisten arkeen, esimerkiksi liikenteeseen, ympäristöön tai palveluihin
- hankkeessa on mukana useita organisaatioita tai yhteistyökumppaneita
- omat resurssit esimerkiksi verkkosivujen ja somekanavien ylläpitämiseen eivät riitä
- hanke herättää poliittista tai julkista kiinnostusta
- rahoittaja edellyttää näkyvyyttä ja vaikuttavuuden osoittamista
- hankkeen tavoitteena on muuttaa toimintatapoja tai asenteita
