Hybridityö on parhaimmillaan joustavaa työskentelyä toimiston ja etätyöpisteen välillä, jota monet pandemian jälkeen arvostavat. Vain osa etätyöhön tottuneista haluaa kokonaan takaisin toimistolle.
Teimme kyselyn siitä, minkälaisia haasteita ja potentiaalisia kehityskohteita yrityksillä ja yhteisöillä on viestinnässä tällä hetkellä ja tulevaisuudessa. Kyselytutkimuksesta kävi ilmi, että 87 %:lla vastaajista on organisaatiossaan käytössä hybridimalli, joka tuottaa uudenlaisia haasteita työarkeen.
Merkittävimmiksi kipukohdiksi vastauksissa nousivat vuorovaikutuksellisuuden puute, lisääntynyt työmäärä sekä teknologiset haasteet. Eräs vastaaja kuvasi tilannetta näin: “Vuorovaikutteisuus, ideointi ja yhdessä tekeminen jää puuttumaan, kun tiedotus hoituu sähköisten kanavien välityksellä pääosin yksisuuntaisesti.”
Vuorovaikutus ja yhteisöllisyyden tunne ovat olennainen osa ihmisluontoa. Kyselyssä nämä tarpeet nousevat esiin ja näyttäisi, että näille perustarpeille ei ole annettu tarpeeksi huomiota uudessa tavassa tehdä töitä etänä ja osittain läsnä. Yhteisöllisyydelle ja läsnäololle tulee miettiä selkeä rooli hybridityössä, keskitämmekö esim. palaverit ja yhteiset virkistyshetket lähityöpäiviin? Esihenkilöillä on merkittävä rooli yhteisöllisyyden jälleenrakentajina ja positiivisen vireystilan luojina.
Kyselyssä korostui myös erilaisten viestintäkanavien määrän lisääntyminen räjähdysmäisesti: Microsoft Teamsin merkitys oli kasvanut 82 %:lla vastaajista pandemia-aikana. Viestintäkanavien moninaisuus yhdistettynä ilmiöön, jossa työyhteisössä tehdään sekä lähi- ja etätyötä, ovat todennäköisesti myötävaikuttaneet viestinnän työmäärän kasvuun. Yli puolet vastaajista koki, ettei viestinnän resursseja oltu lisätty suhteessa kasvaneeseen työkuormaan. Tämä heijastuu väistämättä työntekijöiden hyvinvointiin.
Eräs vastaajista kertookin, että ongelmana on “Viestinnän ja markkinoinnin arvostuksen puute. Ei ymmärretä millaista osaamista ja muita resursseja, kuten aikaa ja rahaa, sen toteutus vaatii. Kaikkein pahinta on ajan puute. Kaikkea ei ehdi toteuttaa tai välillä edes suunnitella.” Kyselyssä ilmeni, että monelle ulkopuolinen sparrausapu ja viestinnän tehtävien ulkoistus tulisi tarpeeseen, mutta vain 18 % oli ulkoistanut viestinnän organisaatiossaan.
Kokonaisuudessaan voidaan todeta, että hybridityö on tullut jäädäkseen, ja parhaita toimintatapoja uuteen arkeen etsitään edelleen. Yhteisöllisyyteen ja vuorovaikutukseen tulee panostaa entistä enemmän, jotta jokaisella työntekijällä olisi mahdollisuus kiinnittyä työyhteisöönsä. Lisäksi viestinnän resursseja tulisi lisätä, mikäli viestinnän työmäärä kasvaa hybridimallin vuoksi. Uuden edessä on erittäin tärkeä laatia kaikille yhteiset pelisäännöt ja käytännöt tukemaan mahdollisimman sujuvaa hybridiarkea.
5 vinkkiä sujuvampaan hybridiarkeen
Selvittäkää yhdessä, mitkä ovat eri viestintäkanavien roolit ja käyttötarkoitukset organisaatiossanne – informaatiotulvaa on helpompi hallita, kun säännöt ovat selvät.
Sopikaa toimistokäytännöistä – kuinka usein toimistolla käydään,mitä silloin tehdään (palaverit), saako vapaasti valita päivät ja kuinka lähityötä tekevät voivat ottaa etänä työskentelevät paremmin huomioon palavereissa.
Älkää unohtako epävirallista vuorovaikutusta – varatkaa kalenterista tilaa yhdessäololle, virkistäytymiselle ja rennoille keskusteluille.
Pyytäkää rohkeasti apua – ulkopuolisesta viestintäpalvelujen tarjoajasta on suuri apu tilapäiseen kiireeseen tai vaikkapa pidempiaikaiseen viestintästrategian kehittämisprosessiin.
Muistakaa tietoturva – nykyään on yhä yleisempää, että työntekijät käyttävät henkilökohtaisia laitteitaan työn tekemiseen, jolloin tietoturvariskit kasvavat. Ottamalla tietoturvan osaksi päivittäistä työrutiinia saadaan minimoitua näitä riskejä.
