Kun kaikki viestivät, viestinnän tyyli, rakenne ja sävy muuttuvat kirjoittajasta riippuen enemmän kuin olisi toivottavaa. Yhtenäisyyden ylläpitäminen käy haastavaksi. Viestinnän ammattilaiset yrittävät pitää tätä kokonaisuutta kasassa, mutta kaikkea ei yksinkertaisesti ehdi editoida. Kuulostaako tutulta?

–

Asiantuntijat ovat organisaation viestinnän korvaamaton voimavara, sillä he tuovat sisältöihin asiantuntemusta, näkemystä, uskottavuutta ja oikeat faktat. He eivät kuitenkaan ole viestinnän ammattilaisia, eikä heidän tarvitsekaan olla. Ilman yhteisiä viestinnän periaatteita, ohjenuoria ja tukirakenteita tekstit alkavat kuitenkin näyttää ja kuulostaa erilaisilta. Haasteeksi tämä muodostuu silloin, kun eri sisällöt eivät enää tunnu saman organisaation tuottamilta.

–

Verkkosivujen artikkelit, asiakasviestit, sosiaalisen median julkaisut ja tiedotteet alkavat helposti poiketa toisistaan tyyliltään ja sävyltään, etenkin jos viestintäyksiköllä ei ole mahdollisuutta viimeistellä kaikkia sisältöjä. Lopputuloksena on epäyhtenäinen kokonaisuus, joka näyttää ulospäin sekavalta ja heikentää organisaation ammattimaista vaikutelmaa.

–

–

Tekoäly editoi, ei kirjoita puolestasi

–

Hyvin ohjeistettu tekoälyassistentti eli botti on erinomainen tuki organisaatioille, joissa moni viestii ulkoisille sidosryhmille. Kun organisaation omalle tekoälyassistentille on tallennettu viestinnän tone of voice -ohjeet, kielelliset periaatteet ja hyvät esimerkkitekstit, se osaa ohjata kirjoittajaa ja tekstiä oikeaan suuntaan sekunneissa.

–

On kuitenkin tärkeää ymmärtää, ettei tekoälyn tehtävä ole kirjoittaa sisältöä puolestasi. Sen tehtävä on auttaa kirjoittajaa muotoilemaan oma asiantuntemuksensa ja näkemyksensä selkeämmin sekä organisaation viestintälinjan mukaisesti.

–

Botti voi esimerkiksi selkeyttää kappaleita, ehdottaa tiiviimpiä otsikoita, yhtenäistää sävyä tai sujuvoittaa virkkeiden rytmiä. Juuri nämä pienet kielelliset parannukset tekevät viestinnästä ammattimaista, yhtenäistä ja tunnistettavaa.

–

Jos tekoälybotit eivät ole entuudestaan tuttuja, kurkkaa aiempi blogimme, josta löydät käytännön vinkkejä niiden rakentamiseen ja hyödyntämiseen viestinnän tukena.

–

–

Suunnitelmallisuus paranee

–

Kun tekoäly hoitaa perustason editoinnin, viestinnän ammattilaiset voivat keskittyä siihen, missä osaamisensa tuottaa eniten arvoa: strategiseen suunnitteluun, kokonaisuuksien johtamiseen ja vaikuttavuuden rakentamiseen.

–

Samalla myös asiantuntijat kehittyvät kirjoittajina. Kun jokaisesta tekstistä saa välittömästi palautetta, hyvät käytännöt alkavat vähitellen juurtua osaksi omaa kirjoittamistyyliä. Tekoäly ei siis ainoastaan paranna yksittäisiä tekstejä, vaan kehittää koko organisaation viestintäosaamista. Näin syntyy todellinen muutos: koko organisaation viestintä nousee uudelle tasolle sekä sisällöllisesti että strategisesti.

–

Tekoäly ei vie viestintäammattilaisen työtä. Se auttaa kaikkia muita kirjoittamaan vähän paremmin, ja se jos mikä on koko organisaation etu.