HSL on muutoksen keskellä, viestinnän sisäiset kanavat on uusittu ja etätyöskentely on muuttanut käytäntöjä pysyvästi. Tästä syystä nähtiin tarve kirkastaa sisäisen viestinnän ja yrityskulttuurin merkitystä jokaiselle HSL:läiselle. Aktiivisempi ja viestivämpi yrityskulttuurin kehittäminen lähtee yhteistyöstä ja kehittäminen tehtiinkin yhteiskehittämisen eli palvelumuotoilun keinoin henkilöstöä osallistaen.

Työ aloitettiin syvähaastatteluilla ja koko henkilöstöä osallistavalla kevyellä kyselyllä, jossa tavoitteena oli hahmottaa paremmin jokaisen omaa roolia työyhteisöviestinnässä, yrityskulttuurin tavoitetilaa ja mahdollisia pullonkauloja. Lisäksi havainnointiin nykyisiä sisäisen viestinnän kanavia ja kerättiin lisätietoja työpäivän kulusta päiväkirjoilla. Taustatietojen pohjalta kuvattiin viestintäpolkuja sekä viestintäprofiileja, jotta työpajoissa tunnistettaisiin todelliset työyhteisössä koetut sisäisen viestinnän haasteet.

Intensiivinen kehitystyö kesti kaikkiaan kuusi viikkoa ja työhön osallistui kymmeniä työyhteisöviestinnän kehittämisestä innostuneita HSL:läisiä. Työpajoissa ideoitiin, testattiin ideoita ja kirjoitettiin ohjeistusta työyhteisöviestintään sekä sovittiin mittareiden käytöstä. Ohjausryhmä eli mukana ja kannusti työssä.

Lopputuloksena HSL:läiset loivat kannustavat työyhteisöviestinnän ohjeet, jotka visualisoitiin ”Näin me viestimme” -ohjeeksi. Yhteistyön palaute oli erittäin hyvää, aito into ja välittäminen korostuivat työpajoissa ja projektiryhmän työssä. Yhteistyö jatkuu edelleen.

” Meillä HSL:ssä on käynnissä projekti työyhteisöviestinnän ja osastojen välisen yhteistyön parantamiseksi. Pyrkimyksenämme on kannustaa ja rohkaista kaikkia HSL:läisiä toimimaan aktiivisesti tiedon tuottajina ja jakajina. Saimme projektiimme arvokasta apua Ahjo Communicationsin asiantuntijoilta. Pohdimme heidän johdollaan omaa rooliamme työyhteisön viestijöinä eli sitä, miten, missä, milloin ja kenelle viestimme asioistamme ja miten saamme kuulijamme ja lukijamme kiinnostumaan niistä. Ilmapiiri työpajoissa oli iloinen ja kannustava, juuri sellainen, joka innosti osallistumaan ja ideoimaan yhteisiä vinkkejä työyhteisöviestinnän kehittämiseksi.”

– Tuija Ruoho, viestinnän asiantuntija